10 cách tiết kiệm chi phí hiệu quả khi triển khai hệ thống RFID cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Công nghệ RFID (Radio Frequency Identification) ngày càng được các doanh nghiệp ứng dụng rộng rãi nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài sản, tối ưu hóa quy trình kho vận và cải thiện năng suất làm việc. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bài toán chi phí vẫn là rào cản lớn khiến nhiều chủ doanh nghiệp còn e dè khi triển khai hệ thống RFID.

Vậy làm sao để triển khai một hệ thống RFID mà vẫn giữ được ngân sách tối ưu, hiệu quả tối đa? Dưới đây là 10 cách tiết kiệm chi phí dễ thực hiện và cực kỳ hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua.

1. Đánh giá nhu cầu thực tế và lập kế hoạch rõ ràng

Trước khi đầu tư bất kỳ thiết bị hay giải pháp nào, việc quan trọng nhất là hiểu rõ nhu cầu thực sự của doanh nghiệp bạn:

• Doanh nghiệp bạn cần RFID để làm gì? Quản lý kho? Theo dõi tài sản? Tăng cường kiểm soát an ninh?

• Quy mô triển khai ra sao? Thí điểm tại một kho hay áp dụng trên toàn hệ thống?

Việc đánh giá kỹ và lập kế hoạch chi tiết không chỉ giúp bạn tránh mua sắm dư thừa, mà còn tối ưu ngân sách và tập trung đúng vào các điểm then chốt cần cải tiến.

2. Lựa chọn loại thẻ RFID phù hợp với nhu cầu sử dụng

Thẻ RFID có nhiều loại khác nhau, từ thẻ đọc một lần đến thẻ có thể ghi nhiều lần, từ thẻ giá rẻ đến thẻ cao cấp với khả năng mã hóa dữ liệu.

– Thẻ giá rẻ: Đối với ứng dụng ngắn hạn hoặc sản phẩm giá trị thấp, thẻ RFID dùng một lần có thể là lựa chọn tối ưu.

– Thẻ ghi nhiều lần: Sử dụng cho các ứng dụng yêu cầu đọc và ghi nhiều lần hoặc có giá trị cao.

👉 Có thể bạn cần tham khảo Các loại thẻ rfid

Lựa chọn loại thẻ phù hợp với nhu cầu sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả.

3. Ưu tiên sử dụng các giải pháp RFID chuẩn hóa

Việc tự xây dựng một hệ thống RFID riêng biệt sẽ rất tốn kém. Thay vào đó, doanh nghiệp nên lựa chọn:

• Các bộ giải pháp RFID trọn gói do nhà cung cấp đưa ra (bao gồm thẻ, đầu đọc, phần mềm…).

• Hệ thống đã được thử nghiệm và triển khai thành công ở nhiều nơi.

✅ Lợi ích: Tiết kiệm chi phí phát triển phần mềm, rút ngắn thời gian triển khai và dễ dàng nâng cấp, bảo trì về sau.

4. Tối ưu hóa vị trí và số lượng đầu đọc RFID

Đầu đọc RFID là một trong những thành phần tốn kém nhất trong hệ thống.

💡 Để tiết kiệm:

• Chỉ lắp đặt đầu đọc tại các điểm kiểm soát thiết yếu như cổng ra vào, băng chuyền, khu đóng gói…

• Thử nghiệm trước khi lắp cố định để tìm ra vị trí thu tín hiệu tối ưu nhất.

👉 Không cần nhiều, chỉ cần đúng vị trí là bạn đã tiết kiệm được hàng chục triệu đồng.

5. Sử dụng phần mềm RFID mã nguồn mở hoặc miễn phí

Phần mềm quản lý là một phần quan trọng của hệ thống RFID, nhưng bạn không nhất thiết phải mua các phần mềm đắt tiền thay vào đó là sử dụng: Phần mềm mã nguồn mở.

👉 Có thể bạn sẽ quan tâm tâm đến Hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu về phần mềm mã nguồn mở 

– Tùy Biến: Nếu có khả năng, bạn có thể tùy biến phần mềm theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp nếu doanh nghiệp bạn có người đầy đủ nghiệp vụ. Hoặc để Beetech chúng tôi giúp bạn viết phần mềm chuyên nghiệp theo nhu cầu với chi phí rẻ nhất. 

6. Mua sắm thiết bị với số lượng hợp lý và đàm phán giá

Chắc hẳn bạn cũng biết được quy tắc “mua càng nhiều giảm giá càng sâu” do đó bạn nên: Mua thẻ và thiết bị RFID với số lượng lớn sẽ được nhà cung cấp giảm giá thành, bên cạnh đó đừng ngại sử dụng kỹ năng đàm phán của bạn để có được mức giá tốt nhất hoặc các điều khoản thanh toán thuận lợi nhất (nên nhớ các nhà cung cấp một khi đã không để giá lên website thì điều đó cũng đồng nghĩa với việc bạn có thể thương lượng giá bạn sẵn sàng chi trả và nhà cung cấp thấy hợp lý họ sẽ sẵn sàng bán cho bạn) 

7. Kiểm tra tính tương thích trước khi mua thiết bị mới

Việc mua thiết bị không tương thích với hệ thống hiện tại có thể khiến bạn phải thay cả hệ thống, gây tốn kém nghiêm trọng.

👉 Trước khi mua, hãy kiểm tra:

• Đầu đọc có tương thích với loại thẻ hiện tại không?

• Thiết bị có hỗ trợ hệ điều hành/phần mềm đang dùng không?

✅ Kiểm tra kỹ từ đầu sẽ giúp bạn tránh phát sinh chi phí không đáng có.

8. Hợp tác với đơn vị cung cấp uy tín, hỗ trợ lâu dài

Hãy tìm hiểu và chọn đối tác cung cấp thiết bị và dịch vụ RFID đáng tin cậy, có kinh nghiệm trong lĩnh vực này. (Có thể bạn chưa biết nếu nhà cung cấp phá sản, thì các thiết bị của bạn sẽ không còn được bảo trì, sửa chữa cũng như không được hỗ trợ kỹ thuật khi bị hư hỏng. Điều này sẽ khiến bạn phải mất thêm cả đống chi phí để sửa chữa).

Vậy nên hãy tìm đối tác uy tín – Những nhà cung cấp không chỉ bán sản phẩm mà còn hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn triển khai hiệu quả. Việc họ hỗ trợ tốt sau bán hàng có thể giúp giảm chi phí bảo trì và sửa chữa trong tương lai.

👉 Thật trùng hợp vì Beetech đã hoạt động được 12 năm và đến nay đã có nhiều đối tác tin cậy và lựa chọn. Chúng tôi không chỉ bán sản phẩm, dịch vụ, cung cấp các phần mềm, giải pháp,.. mà còn là đơn vị tiên phong cung cấp dịch vụ sửa chữa các thiết bị RFID. Với các chính sách: Bảo hành 1 năm, 1 đổi 1 trong 1 tháng nếu bị lỗi, miễn phí ship khu vực nội thành, giảm giá sâu khi thanh toán 100%. Được nhân viên kỹ thuật giao hàng tận nơi và hướng dẫn cách sử dụng. 

9. Đào tạo nhân viên sử dụng và bảo trì hệ thống RFID

Không ai hiểu và vận hành hệ thống tốt hơn chính nhân viên của bạn.

👉 Do đó, bạn nên:

• Tổ chức đào tạo cơ bản về cách sử dụng thiết bị RFID (đọc mã, kiểm tra lỗi…).

• Hướng dẫn bảo trì đơn giản để kéo dài tuổi thọ thiết bị.

✅ Cách này giúp giảm chi phí thuê ngoài và chủ động xử lý sự cố nhỏ.

10. Theo dõi, đánh giá và tối ưu liên tục sau khi triển khai

Đừng nghĩ rằng hệ thống RFID cứ cài đặt là xong! Để tiết kiệm chi phí vận hành lâu dài, bạn nên:

• Theo dõi hiệu suất hoạt động thường xuyên.

• Ghi nhận lỗi, phát hiện điểm chưa tối ưu.

• Điều chỉnh lại vị trí đầu đọc, quy trình kiểm kê nếu cần.

💡 Đề xuất: Thực hiện đánh giá định kỳ mỗi 3 hoặc 6 tháng để nâng cao hiệu quả hệ thống RFID và đảm bảo chi phí luôn được tối ưu.

Kết luận

Việc triển khai hệ thống RFID là một khoản đầu tư chiến lược. Tuy nhiên, nếu áp dụng đúng cách, bạn hoàn toàn có thể triển khai hệ thống này với chi phí hợp lý mà vẫn đạt hiệu quả cao.

Hãy ghi nhớ 10 cách tiết kiệm chi phí khi triển khai RFID ở trên và áp dụng từng bước một. Bằng cách đó, doanh nghiệp bạn không chỉ tiết kiệm ngân sách mà còn đi đầu trong chuyển đổi số và tối ưu hóa vận hành.

🎯 Nếu bạn cần tư vấn thêm về triển khai RFID tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, Beetech luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn – từ phần cứng, phần mềm đến hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu.